はじめに
仕事の途中、ちょっと集中力が切れてきました。
時計を見ると午後3時。
「コーヒーでも飲もうかな。」
お湯を沸かして。
カップを用意して。
コーヒーの粉をセットして。
少しずつお湯を注ぐ。
ポタポタと落ちてくるコーヒーを眺めながら、ふと思いました。
これ、結構時間かかるな。
今どき、もっと速くコーヒーを飲む方法はいくらでもあります。
ボタン一つのコーヒーメーカーもある。
インスタントならもっと速い。
コンビニへ行けば、すぐ飲める。
なんなら仕事をしながらペットボトルのコーヒーを飲めば、ほぼ時間ゼロです。
効率だけを考えれば、わざわざお湯を沸かしてコーヒーを淹れる必要なんてありません。
でも。私はこの数分が、結構好きなんですよね。
そして思いました。
仕事も、効率ばかり追いかけなくてもいいんじゃない？
今日は金曜日。
いつもの営業や経営の話から少し離れて、「効率」と「余白」について、コーヒーでも飲みながら考えてみましょう☕🍰
第1章：私たちは、ずいぶん「速く」なった
考えてみると、仕事は昔に比べてずいぶん速くなりました。
メールなら一瞬で届きます。
オンライン会議なら移動時間もありません。
クラウドを使えば、どこからでも資料を確認できます。
生成AIを使えば、文章の下書きや情報整理もあっという間です。
私自身、このブログで何度も「効率化は大切」と書いてきました。
それは今でも変わりません。
10分でできる仕事を、わざわざ1時間かけてやる必要はない。
毎日同じ作業をしているなら、自動化できないか考える。
誰でもできる仕事なら、仕組みにする。
限られた時間を有効に使うことは、仕事ではとても大切です。
ところが。
効率化して30分空いたはずなのに、その30分に別の仕事を入れている。
1時間短縮できたら、その1時間に会議を入れる。
メールが速くなったら、その分メールの量が増える。
……あれ？
いつになったら暇になるんでしょう（笑）。
効率化によって時間が生まれたはずなのに、私たちはその空白をすぐ仕事で埋めてしまいます。
便利になればなるほど、余裕も増える。
そう思っていたのに、現実は必ずしもそうではないようです。
第2章：コーヒーを淹れる5分は「無駄」なのか
ここで、さっきのコーヒーに戻ります。
お湯が沸くのを待つ。
粉をセットする。
ゆっくりお湯を注ぐ。
仕事は進んでいません。
メールも返していません。
資料も作っていません。
売上も1円も増えていません。
効率だけで評価すれば、生産性ゼロの5分です。
でも、不思議なことがあります。
コーヒーを淹れていると、
「あの資料、こうしたほうが分かりやすいかも。」とか、
「そういえば、あのお客様に連絡してみようかな。」とか、
仕事机に向かっているときには出なかったことを思いつくことがあります。
散歩しているとき。
お風呂に入っているとき。
料理をしているとき。
電車の窓から外を眺めているとき。
そんなときに、急にアイデアが浮かぶこともありますよね。
ずっと画面を見て、「さあ、考えろ！」と自分に命令していると、案外何も出てこない。人間、パソコンのCPUとは少し違うようです（笑）
だから、コーヒーを淹れる5分は、本当に「無駄」なのでしょうか。
何も生み出していないように見えて、頭の中ではいろいろなものが整理されている。
そう考えると、
何もしない時間も、仕事の一部なのかもしれません。
第3章：「速くやる仕事」と「速くしなくていい仕事」がある
だからといって、「効率化なんてやめよう！」という話ではありません。
私はたぶん来週も、業務効率化の記事を書きます（笑）
大事なのは、
全部を同じように効率化しなくてもいい
ということだと思います。
例えば、毎月同じ数字を転記する作業。これは速いほうがいい。
同じ内容のデータを何度も入力する仕事。できれば自動化したい。
資料の形式を整えるだけの作業。AIやツールを使えるなら使ったほうがいい。
一方で、
お客様の話を聞く時間。
社員と雑談する時間。
新しい企画を考える時間。
自分の仕事を振り返る時間。
こういうものまで、
「あと5分短縮できないか？」
と考え始めると、少し違う気がします。
特に、人と話す時間はそうです。
会議の無駄は減らしたほうがいい。
でも、会議が終わった後の、「そういえばさ……」から大事な話が始まることもあります。
営業でも、用件だけを最短距離で話せば効率的です。
でも、ちょっとした雑談から相手の本当の困りごとが見えてくることもあります。
効率化には、
「なくしていい無駄」と「なくさないほうがいい余白」
があるのではないでしょうか。
似ていますが、この二つはかなり違います。
無駄は、減らしていい。
でも余白まで全部なくしてしまうと、仕事は窮屈になります。
第4章：効率化するのは「余白を作るため」でもいい
そもそも、なぜ仕事を効率化するのでしょう。
もっとたくさん仕事をするため。もちろん、それも一つです。
でも、それだけでなくてもいいと思います。
30分短縮できた。だったら30分、次の仕事をする。
ではなく、
30分、考える時間にする。
それでもいい。
早く仕事が終わった。だったら新しい仕事を探す。
ではなく、
今日は早く帰る。
それでもいい。
空いた時間で本を読む。
社員と話す。
机を片づける。
コーヒーを淹れる。
窓の外を見る。
「窓の外を見る」が業務日報に書けるかどうかは分かりませんが（笑）、そんな時間から次のアイデアが生まれることだってあります。
会社も人も、常に100％で動き続ける必要はありません。
むしろ、予定を100％詰め込んでしまうと、急な仕事が入った瞬間に苦しくなります。
考える時間もなくなります。
新しいことを試す余裕もなくなります。
だから効率化の目的を、
「もっと詰め込むため」から「余白を作るため」へ
少し変えてみてもいいのかもしれません。
速くできる仕事は、速くする。
機械に任せられる仕事は、任せる。
AIに任せられるところは、手伝ってもらう。
そして、そこで生まれた時間を全部また仕事で埋めない。
そのほうが、長く働くことを考えれば、案外「効率がいい」のかもしれません。
まとめ
いかがでしたか？
仕事では、効率化が大切です。
無駄な作業は減らしたい。
面倒な仕事は仕組みにしたい。
便利なツールも使いたい。
それは間違いありません。
でも、すべての時間に「成果」を求めなくてもいいのではないでしょうか。
コーヒーを淹れる5分。
同僚と話す10分。
ぼんやり考える15分。
一見すると何も生み出していないような時間が、頭を切り替えたり、新しいアイデアを生んだりすることがあります。
効率化するところは、思い切り効率化する。
でも、効率化しなくていい時間まで削らない。
そのくらいのバランスが、ちょうどいいのかもしれません。
特に金曜日くらいは（笑）
一週間頑張って仕事をしてきたなら、午後の5分くらい、コーヒーが落ちるのを眺めてもいい。
その5分を、「もったいない」ではなく、
「こういう時間も必要だな」
と思えるくらいの余白は残しておきたいものです。
さて。
コーヒーも入りました。
冷めないうちに飲むことにします☕
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