リストルを活用して集客・営業を効率化しよう

DM（ダイレクトメール）は、企業が個人や法人のお客様に、自社製品の資料や商品カタログなどを郵送する営業方法のひとつです。送付されるもの自体もDMと呼ばれます。
広告とは異なり、DMはお客様にメッセージを直接送り届ける手段です。
ハガキサイズの小さなものから手紙、大判の資料、無料サンプル付きの郵便物など、様々な形がありますが、共通点はお客様の目に留まり、実際に購入していただくための方法であることです。 DMには、決まった文例や定型文がなく、書き方は各社自由です。
ビジネスライクな堅いDMから、手紙のように気軽な気持ちで読んでもらえるDMまで、様々なスタイルがあります。
ほとんどのDMには印刷されたフォントと画像が使用されますが、手書きの一文や挨拶の部分を手書きにするなど、あえて手書きを取り入れることもあります。
また、製品の画像だけを載せた広告のようなDMも多く見られます。
DMは、ビジネスにおいて重要な役割を果たす営業手段のひとつであり、適切に設計・実施することで、信頼性と売上増加につながると言えます。

DM（ダイレクトメール）を効率的に送付するためには、まずは見込みのあるお客様を絞り込むことが肝心です。
例えば、化粧品会社が男性に対して化粧品サンプル付きのDMを送付しても、効果は薄いでしょう。
無駄なDMを送るよりも、相手のニーズに応じた内容を配慮することが重要です。
DMは単なるチラシとは違い、サンプルや魅力的な内容を紹介することで広告としての役割を持っています。
だからこそ、無駄に大量のDMを送るのではなく、相手の関心を引くようなDMを送ることが必要です。
DM作成のポイントとして、親近感を持たせることや、丁寧な文体で説明することが挙げられます。
また、相手にとって商品がどれほど魅力的かを簡潔に説明することも重要です。DMは相手に読んでもらうことが目的ですから、読みやすさやわかりやすさを意識した文章を作ることが必要です。
DM作成にかかる手間は、最終的にレスポンスに大きく影響します。
そのため、慎重に作り込んで、業務の効率化にもつながるDMを作成することが必要です。

DMを送る際には、以下のポイントに注意することが大切です。

・使い回しは避ける
以前に送付したDMと全く同じ文言や画像を使用することは避けましょう。二番煎じのDMは相手にとって興味を引くものではありません。

・同じDMは一斉送信しない
たくさんの見込み顧客がいても、同じ文言や印刷を使用したDMは目立ちにくく、相手に真剣に受け止められません。真摯な気持ちを表すためにも、手書きの文言やオリジナルのデザインを使用することが大切です。

・見込みのないお客様には送らない
自社製品に興味がないお客様にはDMを送ることは避けましょう。DMの存在すらうっとおしいと感じる可能性があり、相手の心に留まることはありません。見込みのあるお客様に限定して送付することが大切です。

DMを送ることは販促活動において重要な役割を果たしますが、相手の興味を引くためには工夫が必要です。
こうしたポイントに気を配ることで、より効果的なDMを送付することができます。

反応率の高いDMを作るためには、お客様に合った提案が行われなければなりません。

一般のお客様は、DMをチラシと同じようなものと考えがちですから、チラシとの差別化を図ることが何より重要です。

DMを成功させるためには、1度でもサービスを利用したことがある「見込み」のあるお客様をリストアップすることが大切です。

まったく興味のないお客様にDMを送ってもそれらを目にしてもらえる可能性はほとんどないでしょう。

見込みのあるお客様を絞り込んで、そこからさらに商品や特典を魅力的なものとアピールします。

商品だけでも十分に魅力があるなら、わかりやすい説明で相手にうったえかけます。

逆に、商品だけではお客様が振り向かない場合でも、特典や付加的サービスを魅力的なものにアピールすることで、興味を持ってもらいやすくなります。

いわゆる「お得意様」には、それぞれに合った内容のDMを作成すると良いでしょう。

以前製品を利用した際の感想や、サービスを体験してみてどうだったか？などといった思い出話などは特に喜ばれやすい内容です。

「テレアポ」とは、企業がお客様に対して商品やサービスの説明をしたり、それらを販売や契約に繋げるための電話連絡のことです。

多くの場合お客様は限定されず、リストの中から無作為に電話をかけて案内を行います。

販売や契約が成功した場合、その場で注文受付や手続きを行うこともあります。

メールや郵送でのセールスは、お客様が必ずしも目を通してくれるとは限りません。

しかし電話なら多くの人が逃さずキャッチしてくれるので商品説明や勧誘などもスムーズになります。

今まで商品やサービスに興味がなかったお客様でも、説明を聞くことではじめて興味を持ってくれる場合があり、それらが契約や販売促進につながります。

テレアポを行うメリットは、お客様と直接話をすることで相手にこちらのセールスをしっかり届けられるということです。

反対に、テレアポをしても一切聞き届けられない場合や、すでに他の商品を持っている（利用している）ので結構ですと断られる場合もあります。

テレフォンアポイントメント（テレアポ）の効率の良い掛け方とはどんな方法でしょうか？

テレアポは、相手が企業か一般お客様かによって方法が異なります。

いつでもどんな喋り方でもOKというわけではなく、かける相手先によって切り出し方を変えるのが上手な方法です。

お客様が企業の担当者の場合は、丁寧すぎる話し方でも問題はありません。

しかし一般のお客様に電話をかける場合、相手が忙しくしている最中だったり、手が離せない状態で電話に出ているとも考えられます。

なので、一般のお客様には用件を先に話すようにし、企業の場合は社名や所属、名前をきちんと名乗ってから用件を伝えるようにしましょう。

企業にテレアポを行うと、ほとんどの場合「担当者が不在です」と言われたり、「外出中です」と言われてしまいます。

しかしそこで諦めてしまうと、その企業との契約は永遠につかないままで終わってしまいます。

簡単に諦めず、担当者が出てくれる日を待って電話をかけていくことが大切です。

テレアポでもっとも注意したいことは、会話の切り出し方や方法ではありません。

意外にも、時間管理が一つのポイントになります。

企業でも一般のお客様でも、電話をかけた時点で留守にしていることはよくあります。

留守がずっと続く場合、あえて電話を取っていない可能性もありますが、万が一電話が通じた場合は「その時間には電話に出てくれる」ということです。

ここで時間の記録をきちんと取っておくことで、次の電話につなげやすくなります。

また、電話営業は実際にお宅を訪問してセールスを行う飛び込み営業に比べて、はるかに効率的な方法です。

すでに効率化されているのですから、契約が取れなくても落ち込まず、多くのアポイントメントを行うことが大切です。

直接会って話ができないぶん、もどかしくもなるものですが、アポイントの回数を増やせば契約数も増えていきます。

テレアポでは会話が生命線です。

常に相手の気持ちに立って柔軟に会話を繰り出すことも、お客様への配慮であり成果につながりやすいポイントです。

反応率の高いテレアポの流れを作るには、お客様に嫌悪感や警戒心を持たれずに話を始めることがポイント。

営業活動の一環とはいえ、直接会って話をするのと、電話をかけて話すのとでは相手に与える印象が大きく変わります。

直接会ってみれば、その人の外見や第一印象で好感を持ってもらいやすいのですが、電話の場合声だけの情報となり、相手は見知らぬ人に警戒心を抱きやすくなります。

そのため、「押し売りされたらどうしよう」と不安を感じ、セールスや提案を受け付けなくなってしまいます。

早口や相手を威圧するような口調はまずNG。

いかにも営業マンです、というような会社員風の口調もセールスを予期させやすく、警戒心を持たれてしまいます。

テレアポの際には相手の気持ちにたって、相手がその商品やサービスを必要としているかどうかを考えつつ、親身になって語りかけることがポイントになります。

くどくどと長い話も、お客様にとっては時間を割くだけであり迷惑です。

商品やサービスを説明する際には、回りくどい話し方も避けましょう。

FAXDMとは、FAXを使って送るダイレクトメールのことです。

企業から企業へ、もしくは企業から個人へ送付される場合もあります。

ただし最近ではインターネットの利用者が増えてきていることもあり、FAXDMを送信する企業は少なくなりつつあります。

FAXを使った最大のメリットは、通常のDMに比べて広告費がかからないということ、そして必ず目に留まるということです。

販促ツールにはさまざまな方法がありますが、FAXは企業でも個人でも必ず誰かが受信した紙を目にします。

郵便物タイプのDMはすぐに捨てられてしまう場合が多いですが、FAXならより確実に相手に宣伝をすることができます。

また、公衆回線を使わない「インターネットFAX」も利用することができます。

インターネット回線を利用して情報を送るため、全国同じ料金で、FAXをどこからでも送受信することができます。

紙媒体で出力されるので、きちんとした広告として相手に渡るという点もFAXDMならではのメリットです。

FAXDMを効率的に送るには、顧客をあらかじめ絞り込んでおき、さらにFAXDMが効果的と思われる顧客を選び出すことです。

FAXDMの多くは企業から企業へ送られます。

しかし企業によっては電話を取っている暇がなかったり、担当者が必ずといっていいほど不在、あるいはFAXの傍に誰もいない場合もあります。

そのような相手先には、FAXDMを送付しても目に留めて貰える可能性は低いでしょう。

また、FAXDMやテレアポなどを担当者が快く思わない場合もあります。

そのような相手先には、直接伺ってお話をさせて頂いたり、Eメールを使っての営業活動が必要です。

便利だからといって、必ずしもFAXDMが万能ではないということです。

個人も法人と同じで、あらかじめお得意様を絞り込んでおく必要があります。

以前製品やサービスを利用したことがあるお得意様には、基本的にどんな方法でアプローチをかけても問題はありませんが、できれば電話やFAXに抵抗感のない方を対象とするほうが良いでしょう。

FAXDMは、郵便物タイプのDMやメールタイプのDMに比べ、相手の目に触れる可能性の高い宣伝方法です。

しかし送付に際しては、必ず守らなければならない注意点があります。

まず、FAXDMお断りとしている企業や個人に対しては、送付をしないようにしましょう。

「宣伝がうるさい」とクレームとなって返ってきたり、どんなに良い製品やサービスを紹介したとしても、総合的に自社の評判がダウンする可能性もあります。

また、FAXはメールDMに比べて安くはありません。

相手先にとっても、受信や印刷に費用がかかるため、DMを受け取ること自体快く思って貰えない可能性もあります。

「費用対効果」をよく考えてから送付する必要があります。

相手先をしっかりと絞り込み、既に信頼関係を築きあげている顧客にはFAXDMを送付しても良いでしょう。

しかしそれでも相手に読まれない可能性があります。

FAXDMといえども、反応率は100％ではないことに注意が必要です。

FAXDMを送付する場合、受け取る側が広告に目を通す確率が高いため、反応率にも期待ができます。

しかし、相手先が製品やサービスにまったく興味がなければ、目を通してもそこで終わってしまうでしょう。

したがって、反応率の高いFAXDMを作るためには、対象者を絞り込んでからそれぞれの対象者に合わせた内容のDMを作る必要があります。

FAXDMといっても、文面や内容はいろいろです。

チラシのようなDMもあれば、堅い文章を使ったDMもあります。

しかし相手に一番読んで貰えるものは、やはり相手先の事を一番に考えたDMです。

こちらから一方的に送りつけておいて、製品を買ってくださいというのでは、相手の心は決して動きません。

むしろ相手の事を気遣い、丁寧な調子で宣伝をする方がよほど良心的です。

また、FAXDMに無料サンプルや無料体験など、受け取った人にしか適用されない特典を付ける方法もあります。

郵送物タイプのDMやメールDMでも行われている方法ですが、FAXDMに使っても効果的です。

昔も今も、企業の宣伝方法として広く利用されているDM（ダイレクトメール）。

中でもインターネット上からEメールを使って手軽に送信できるメールDMは、手間がかからず費用対効果も非常に良いツールです。

何といっても、ハガキなどの郵便物に比べて費用がかからないことがメールDMもメリットです。

Eメールは無料で使えるツールなので、自社で作ったメールDMなら費用は一切かかりません。

業者に委託して作って貰う場合でも、印刷物に比べると費用も手間もかけずに済みます。

インターネット上には子供から高齢者までさまざまな年代の顧客がいますが、メールDMならどんなお客様にも一括で送信し、目に留めて貰うことが可能です。

動画や自社サイト、広告など多くのウェブサービス連携させ、DMを充実させることも可能です。

ただし、メールDMを送付する際は、事前に許可を取ってDMを送信しなければならないと決まっていますので、個人やDMを許可していない法人のアドレスに送付する際には最初にオプトを取る注意が必要です。

メールDMのメリットは、費用をかけずに宣伝ができるという点にあります。

しかしながら、そのほとんどが件名を読んだだけで削除され、効果が得られにくいのもまた事実。

本文に目を通してくれるだけでも良い方です。

効率の良い送り方としては、以前自社の製品を購入したことがある方や、メルマガ会員になっている方など、少なからず「興味」を持ってくれているお客様を絞り込むことです。

誰かれ構わずDMを送ると、特定電子メール法に違反してしまうので注意が必要ですが、お客様の絞り込みは非常に重要なポイントです。

自社製品を宣伝するなら、お客様の年代や性別、ニーズに合わせたものを選ぶなど、工夫をしてみましょう。

もちろん件名だけで削除されないように、どんな新製品や新サービスが登場したかを簡潔に記載するようにします。

件名と本文がそれぞれ分かりやすければ、「ただメールを送っただけ」で終わらず、相手に効率的に宣伝することができます。

メールDMは郵便物やFAXタイプのDMに比べ、コストをゼロに押さえることもできる格安な宣伝方法です。

反応率が高ければそれなりの収益が期待できますが逆に一切誰の目にも留まらない可能性もあります。

メールDMを送る際の注意点として、個人でも法人でも必ず開封されるわけではないということです。

迷惑メールのフォルダーに入れられてしまったり、自動的に迷惑メールに振り分けられたり、受信拒否をされる場合もあります。

即削除とならないためにも、宣伝をしつこくしすぎない、すぐ他のサイトへ誘導させようとしないなどの配慮が必要です。

また、メールの送信にあたっては「特定電子メール法」を遵守しなければなりません。

相手に無許可でメールを送信したり、相手が賛成していないのにメールを送付することは法律違反になります。

法律に違反すると、1年以下の懲役又は100万円以下の罰金（法人は3000万円以下）が課せられる可能性もあるので、注意が必要です。

メールDMといえば、インターネットの普及にともなって広く利用されている営業・宣伝方法です。

企業から個人に向けて送られるメールDMには、商品やサービスについての宣伝のほか、サイトや商品ページへのリンク、広告画像などが盛り込まれています。

件名だけを読んで削除されてしまうケースも多いので、メールDMの反応率はあまり高いとはいえません。

元々低い反応率をアップさせるには、メールの件名を簡潔に記載し、本文は長々と書かずわかりやすく記載することを心がけると良いでしょう。

消費者なら誰もが、「欲しいものは絶対に欲しい」と考えています。

なので、そこに輪をかけて長々と宣伝をする必要はなく、商品についてくどくどと説明をしたところで、「うざったい」と思われてしまう可能性もあるのです。

必要な情報はしっかりと盛り込みますが、それ以外の情報は無駄を省く必要があります。

メールDMは無料で宣伝ができる反面「開けるのが面倒」「読むのが面倒」という理由から、開封されにくい宣伝方法でもあります。

あまりにも頻繁にメールを配信すると、開封率がさらに低くなることにも注意が必要です。

営業活動を行うにあたって、一つの悩みとなるものが「新規開拓」です。

まだ見ぬお客様に、自社の商品やサービスを提案し、承諾して貰うにはそれなりの時間や労力が必要です。

多くの企業は営業先のリストを作成してから商品説明用のパンフレットを作成し、電話営業を行います。

しかしながら、「数撃てば当てる」という開拓方法も、情報の多い現代ではそれほど通用しないのも事実です。

新規開拓を成功させるには、営業先に適したお客様をピックアップしなければなりません。

自社製品の種類によっては、サンプルや無料体験などを通してお客様を募集することができますし、自社商品の説明会などを通じてお客様を集めることも可能です。

いわゆる「見込み」のあるお客様とは、こうした機会を設けることで自然に出会うことができます。

また、誰もがインターネットを使って情報を得ている現状を考え、ネット上に製品やサービスの情報を多く流しておくことも新規開拓の一つの方法ではないでしょうか。